Política de Privacidade

A OCTOR LTDA, inscrita no CNPJ 47.947.003/0001-09 (“Octor”, “nós” ou “nossa”), respeita a privacidade dos usuários, clientes, pacientes e visitantes de nossos serviços digitais.

Esta Política de Privacidade descreve como coletamos, utilizamos, armazenamos, compartilhamos e protegemos dados pessoais no contexto do ecossistema Octor, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD) e demais normas aplicáveis.

Ao utilizar nossos serviços, você declara ter lido e compreendido esta Política, em conjunto com os Termos de Uso.

Esta Política aplica-se ao tratamento de dados pessoais realizado pela Octor por meio de:

• Plataforma Octor (SaaS): sistema web de gestão para clínicas e profissionais da saúde;
• CRM médico: gestão de leads, pacientes, funis comerciais e relacionamento;
• Prontuário digital: registros clínicos e administrativos, incluindo integração com prescrição digital (Memed);
• Agenda e salas de atendimento: agendamento, confirmações e organização de consultas;
• Módulo financeiro: gestão financeira vinculada aos atendimentos;
• Módulo estoque: controle de insumos e materiais;
• Marketing e comunicação: disparos de SMS, voz, e-mail e campanhas de relacionamento;
• Extensão Octor for WhatsApp: integração entre WhatsApp Web e CRM Octor;
• Octor Cloud: armazenamento e gestão de arquivos;
• Octor Links: páginas de links e cartões digitais;
• Site institucional (octor.com.br) e formulários de contato;
• Chat interno, indicadores, relatórios e demais módulos disponibilizados na plataforma contratada.

Serviços específicos podem possuir regras complementares, sempre em conformidade com esta Política.

Dependendo do contexto do tratamento:

• A Octor atua como controladora dos dados necessários à operação da plataforma, contratos, suporte, segurança, faturamento e melhoria dos serviços;
• A clínica ou profissional contratante atua como controladora dos dados de seus pacientes, leads e equipe inseridos na plataforma, sendo responsável pela base legal do tratamento clínico e comercial;
• A Octor atua como operadora quando trata dados em nome e conforme instruções do contratante, nos limites contratuais e legais.

Conforme o serviço utilizado, podemos tratar:

• Dados de identificação e contato: nome, e-mail, telefone, WhatsApp, CPF/CNPJ, endereço, foto e cargo;
• Dados de conta e autenticação: credenciais, tokens de sessão, logs de acesso e permissões;
• Dados comerciais e operacionais: leads, histórico de atendimento, etiquetas, observações, estágios de funil e interações no CRM;
• Dados clínicos e de saúde: prontuários, evoluções, prescrições, anexos e registros vinculados a pacientes, quando inseridos pelos profissionais habilitados;
• Dados financeiros: informações de pagamentos, faturas, recebimentos e movimentações administrativas;
• Dados de comunicação: conteúdo de mensagens sincronizadas via extensão WhatsApp, SMS, e-mail ou voz, conforme contratação e configuração;
• Dados de navegação e dispositivo: endereço IP, cookies, identificadores de sessão, tipo de navegador, páginas acessadas e eventos de uso;
• Dados de suporte: registros de chamados, conversas com atendimento e diagnósticos técnicos.

Os dados são obtidos por meio de:

• Cadastro e contratação de planos e criação de contas na plataforma;
• Uso dos módulos contratados (CRM, prontuário, agenda, financeiro, estoque, marketing etc.);
• Formulários do site e canais de contato (e-mail, WhatsApp, redes sociais);
• Integrações autorizadas com WhatsApp Web, Memed, gateways de pagamento, provedores de SMS/voz e demais parceiros técnicos;
• Extensão para navegador, quando instalada e autenticada pelo usuário;
• Cookies e tecnologias similares no site institucional e na plataforma;
• Registros automáticos de segurança, auditoria e desempenho dos sistemas.

Utilizamos os dados pessoais para:

• Prestar, operar e melhorar os serviços contratados;
• Viabilizar gestão clínica, comercial, financeira e administrativa da clínica contratante;
• Integrar comunicação multicanal (WhatsApp, SMS, voz, e-mail) conforme configuração;
• Emitir relatórios, indicadores e funcionalidades analíticas;
• Processar pagamentos, faturamento e suporte ao cliente;
• Garantir segurança, prevenção a fraudes e continuidade operacional;
• Cumprir obrigações legais, regulatórias e ordens de autoridades competentes;
• Enviar comunicações relevantes sobre o serviço, atualizações e, quando aplicável, materiais informativos, respeitando preferências e bases legais.

O tratamento de dados pessoais fundamenta-se, conforme o caso, em:

• Execução de contrato ou procedimentos preliminares;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Legítimo interesse, quando aplicável, como segurança, melhoria de serviços e prevenção a fraudes, respeitados os direitos do titular;
• Consentimento, quando exigido — por exemplo, cookies não essenciais, determinadas comunicações de marketing ou integrações opcionais;
• Proteção da vida ou tutela da saúde, quando aplicável ao contexto clínico e conforme a legislação;
• Exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

Podemos compartilhar dados pessoais com:

• Infraestrutura de hospedagem: Hostoo (Brasil), e demais prestadores de serviços e subprocessadores que auxiliam na operação (cloud, e-mail, SMS, voz, analytics, pagamentos, suporte e monitoramento), sempre mediante contratos e controles de segurança;
• Parceiros de integração autorizados: Memed (prescrição digital), LigueLead (voz) e provedores de mensageria;
• Autoridades públicas: quando houver obrigação legal ou ordem judicial;
• Equipe da clínica contratante: conforme permissões configuradas na plataforma.

O compartilhamento ocorre estritamente para as finalidades descritas nesta Política e com medidas de proteção compatíveis com a natureza dos dados. Não vendemos dados pessoais.

Nosso site institucional utiliza cookies e tecnologias similares para funcionamento, análise de audiência e, quando consentido, personalização.

Você pode gerenciar cookies pelo modal do site ou pelas configurações do navegador. A desativação de cookies essenciais pode afetar funcionalidades.

Os dados são armazenados em ambientes controlados (infraestrutura Hostoo, prioridade território nacional), com acesso restrito a pessoas autorizadas e necessidade operacional.

Prontuário e dados clínicos: guarda por mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, conforme Lei nº 13.787/2018 e Resolução CFM nº 1.821/2007. Após esse prazo, os dados podem ser eliminados mediante procedimento que respeite sigilo e decisão do controlador (consultório). Não há exigência legal de guarda permanente para prontuário eletrônico.

Responsabilidade CFM: o consultório/médico (controlador) é titular da obrigação de guarda; a Octor, como operadora, mantém os dados conforme contrato e não elimina antes do prazo legal.

Conta inativa: 90 dias após encerramento contratual para exportação; depois eliminação conforme DPA, exceto prontuário sujeito ao prazo mínimo acima.

Logs operacionais: 12 meses (salvo obrigação legal ou investigação de incidente).

Backups técnicos: cópias de segurança para continuidade operacional seguem ciclo distinto da guarda legal do prontuário (conforme DPA).

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados pessoais, incluindo:

• Comunicação criptografada (HTTPS/TLS);
• Controles de acesso baseados em perfis e autenticação;
• Monitoramento, backups e procedimentos de continuidade;
• Políticas internas de segurança e treinamento de equipe;
• Práticas de minimização e mascaramento em logs, quando aplicável.

Dados sensíveis, incluindo informações de saúde inseridas no prontuário ou em registros clínicos, são tratados com controles reforçados de acesso e somente para finalidades compatíveis com a prestação dos serviços contratados.

Nos termos da LGPD, você pode solicitar:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso, correção ou atualização de dados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade;
• Portabilidade, quando aplicável;
• Informação sobre compartilhamentos;
• Revogação de consentimento, quando o tratamento tiver essa base legal;
• Oposição ao tratamento, nos casos previstos em lei.

Solicitações podem ser enviadas ao canal de contato indicado na seção 15. Quando o dado for de responsabilidade da clínica contratante (ex.: prontuário de paciente), o pedido também poderá ser direcionado à instituição de saúde responsável.

A Octor responderá solicitações recebidas em seu canal em até 15 (quinze) dias úteis, prorrogáveis conforme a LGPD, encaminhando ao controlador quando necessário.

Esta Política de Privacidade pode ser atualizada periodicamente para refletir mudanças legais, tecnológicas ou operacionais. A data da última atualização será indicada no topo desta página.

Para dúvidas, solicitações relacionadas à privacidade ou exercício de direitos como titular de dados: