Política de Privacidade

A OCTOR LTDA, inscrita no CNPJ 47.947.003/0001-09 (“Octor”, “nós” ou “nossa”), respeita a privacidade dos usuários, clientes, pacientes e visitantes de nossos serviços digitais.

Esta Política de Privacidade descreve como coletamos, utilizamos, armazenamos, compartilhamos e protegemos dados pessoais no contexto do ecossistema Octor, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 — LGPD) e demais normas aplicáveis.

Ao utilizar nossos serviços, você declara ter lido e compreendido esta Política, em conjunto com os Termos de Uso.

Esta Política aplica-se ao tratamento de dados pessoais realizado pela Octor por meio de:

• Plataforma Octor (SaaS): sistema web de gestão para clínicas e profissionais da saúde;
• CRM médico: gestão de leads, pacientes, funis comerciais e relacionamento;
• Prontuário digital: registros clínicos e administrativos, incluindo integração com prescrição digital (Memed);
• Agenda e salas de atendimento: agendamento, confirmações e organização de consultas;
• Módulo financeiro: gestão financeira vinculada aos atendimentos;
• Módulo estoque: controle de insumos e materiais;
• Marketing e comunicação: disparos de SMS, voz, e-mail e campanhas de relacionamento;
• Extensão Octor for WhatsApp: integração entre WhatsApp Web e CRM Octor;
• Octor Cloud: armazenamento e gestão de arquivos;
• Octor Links: páginas de links e cartões digitais;
• Site institucional (octor.com.br) e formulários de contato;
• Chat interno, indicadores, relatórios e demais módulos disponibilizados na plataforma contratada.

Serviços específicos podem possuir regras complementares, sempre em conformidade com esta Política.

Nas hipóteses em que a Octor realizar operações de tratamento exclusivamente em nome e conforme as instruções do cliente, atuará na condição de Operadora, nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados.

O cliente atuará como Controlador dos dados pessoais tratados em sua conta, sendo responsável pelas decisões referentes às finalidades e aos meios do tratamento.

Caso a Octor realize tratamento para finalidades próprias, indispensáveis à prestação dos serviços, cumprimento de obrigações legais, prevenção à fraude, segurança da informação ou exercício regular de direitos, atuará como Controladora exclusivamente em relação às respectivas operações.

• A Octor atua como controladora dos dados necessários à operação da plataforma, contratos, suporte, segurança, faturamento e melhoria dos serviços;
• A clínica ou profissional contratante atua como controladora dos dados de seus pacientes, leads e equipe inseridos na plataforma, sendo responsável pela base legal do tratamento clínico e comercial;
• A Octor atua como operadora quando trata dados em nome e conforme instruções do contratante, nos limites contratuais e legais.

O usuário declara possuir legitimidade para inserir, armazenar, compartilhar ou tratar, por meio da Plataforma, dados pessoais de terceiros.

Quando atuar na qualidade de controlador, o usuário será integralmente responsável pela obtenção das bases legais necessárias ao tratamento dos dados pessoais inseridos na Plataforma, bem como pelo atendimento aos direitos dos titulares, isentando a Octor de qualquer responsabilidade decorrente da ausência de fundamento jurídico para referido tratamento.

Conforme o serviço utilizado, podemos tratar:

• Dados de identificação e contato: nome, e-mail, telefone, WhatsApp, CPF/CNPJ, endereço, foto e cargo;
• Dados de conta e autenticação: credenciais, tokens de sessão, logs de acesso e permissões;
• Dados comerciais e operacionais: leads, histórico de atendimento, etiquetas, observações, estágios de funil e interações no CRM;
• Dados clínicos e de saúde: prontuários, evoluções, prescrições, anexos e registros vinculados a pacientes, quando inseridos pelos profissionais habilitados;
• Dados financeiros: informações de pagamentos, faturas, recebimentos e movimentações administrativas;
• Dados de comunicação: conteúdo de mensagens sincronizadas via extensão WhatsApp, SMS, e-mail ou voz, conforme contratação e configuração;
• Dados de navegação e dispositivo: endereço IP, cookies, identificadores de sessão, tipo de navegador, páginas acessadas e eventos de uso;
• Dados de suporte: registros de chamados, conversas com atendimento e diagnósticos técnicos.

Os dados são obtidos por meio de:

• Cadastro e contratação de planos e criação de contas na plataforma;
• Uso dos módulos contratados (CRM, prontuário, agenda, financeiro, estoque, marketing etc.);
• Formulários do site e canais de contato (e-mail, WhatsApp, redes sociais);
• Integrações autorizadas com WhatsApp Web, Memed, gateways de pagamento, provedores de SMS/voz e demais parceiros técnicos;
• Extensão para navegador, quando instalada e autenticada pelo usuário;
• Cookies e tecnologias similares no site institucional e na plataforma;
• Registros automáticos de segurança, auditoria e desempenho dos sistemas.

Utilizamos os dados pessoais para:

• Prestar, operar e melhorar os serviços contratados;
• Viabilizar gestão clínica, comercial, financeira e administrativa da clínica contratante;
• Integrar comunicação multicanal (WhatsApp, SMS, voz, e-mail) conforme configuração;
• Emitir relatórios, indicadores e funcionalidades analíticas;
• Processar pagamentos, faturamento e suporte ao cliente;
• Garantir segurança, prevenção a fraudes e continuidade operacional;
• Cumprir obrigações legais, regulatórias e ordens de autoridades competentes;
• Enviar comunicações relevantes sobre o serviço, atualizações e, quando aplicável, materiais informativos, respeitando preferências e bases legais.

A Octor realizará o tratamento de dados pessoais exclusivamente com fundamento em uma ou mais bases legais previstas na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), observando, conforme o caso, a execução de contrato, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, o exercício regular de direitos, a proteção do crédito, o legítimo interesse, a tutela da saúde, o consentimento do titular ou quaisquer outras hipóteses legalmente autorizadas.

A indicação de determinada base legal para uma operação específica não impede que outra base jurídica igualmente prevista na legislação seja utilizada quando aplicável.

O tratamento de dados pessoais fundamenta-se, conforme o caso, em:

• Execução de contrato ou procedimentos preliminares;
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória;
• Legítimo interesse, quando aplicável, como segurança, melhoria de serviços e prevenção a fraudes, respeitados os direitos do titular;
• Consentimento, quando exigido — por exemplo, cookies não essenciais, determinadas comunicações de marketing ou integrações opcionais;
• Proteção da vida ou tutela da saúde, quando aplicável ao contexto clínico e conforme a legislação;
• Exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
• Proteção do crédito, quando aplicável.

Podemos compartilhar dados pessoais com:

• Infraestrutura de hospedagem: Hostoo (Brasil), e demais prestadores de serviços e subprocessadores que auxiliam na operação (cloud, e-mail, SMS, voz, analytics, pagamentos, suporte e monitoramento), sempre mediante contratos e controles de segurança;
• Parceiros de integração autorizados: Memed (prescrição digital), LigueLead (voz) e provedores de mensageria;
• Autoridades públicas: quando houver obrigação legal ou ordem judicial;
• Equipe da clínica contratante: conforme permissões configuradas na plataforma.

A Octor poderá contratar terceiros especializados para auxiliar na hospedagem, armazenamento, processamento, autenticação, monitoramento, comunicação, suporte técnico ou outras atividades relacionadas à prestação dos serviços.

Sempre que tais terceiros realizarem tratamento de dados pessoais em nome da Octor, serão adotadas medidas contratuais destinadas a assegurar nível adequado de proteção dos dados pessoais.

O compartilhamento ocorre estritamente para as finalidades descritas nesta Política e com medidas de proteção compatíveis com a natureza dos dados. Não vendemos dados pessoais.

Os dados pessoais poderão ser armazenados ou processados em servidores localizados no Brasil ou no exterior.

Sempre que houver transferência internacional de dados pessoais, a Octor adotará mecanismos legalmente admitidos para assegurar nível adequado de proteção, observando as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados e da Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

A hospedagem da plataforma prioriza território nacional (infraestrutura Hostoo). Suboperadores com processamento fora do Brasil constam do DPA (Anexo A).

Nosso site institucional utiliza cookies e tecnologias similares para funcionamento, análise de audiência e, quando consentido, personalização.

Você pode gerenciar cookies pelo modal do site ou pelas configurações do navegador. A desativação de cookies essenciais pode afetar funcionalidades.

Os dados são armazenados em ambientes controlados (infraestrutura Hostoo, prioridade território nacional), com acesso restrito a pessoas autorizadas e necessidade operacional.

Os dados pessoais serão mantidos apenas pelo período necessário ao cumprimento das finalidades que justificaram sua coleta ou pelo prazo exigido pela legislação aplicável.

Encerradas as finalidades do tratamento, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos exclusivamente para cumprimento de obrigação legal, regulatória, exercício regular de direitos, prevenção à fraude, auditoria, segurança da informação ou outras hipóteses autorizadas pela legislação.

Prontuário e dados clínicos: guarda por mínimo de 20 (vinte) anos a partir do último registro, conforme Lei nº 13.787/2018 e Resolução CFM nº 1.821/2007. Após esse prazo, os dados podem ser eliminados mediante procedimento que respeite sigilo e decisão do controlador (consultório). Não há exigência legal de guarda permanente para prontuário eletrônico.

Responsabilidade CFM: o consultório/médico (controlador) é titular da obrigação de guarda; a Octor, como operadora, mantém os dados conforme contrato e não elimina antes do prazo legal.

Conta inativa: 30 (trinta) dias após encerramento contratual para exportação; depois eliminação conforme DPA, exceto prontuário sujeito ao prazo mínimo acima e demais hipóteses de retenção legal.

Logs operacionais: 12 meses (salvo obrigação legal ou investigação de incidente).

Backups técnicos: cópias de segurança para continuidade operacional seguem ciclo distinto da guarda legal do prontuário (conforme DPA). Tais backups não constituem serviço de arquivamento permanente em benefício do contratante.

A Octor poderá anonimizar informações provenientes da utilização da Plataforma para fins estatísticos, analíticos, científicos, desenvolvimento tecnológico, melhoria dos serviços, pesquisa, inteligência de negócios e aprimoramento de produtos.

Os dados anonimizados deixarão de ser considerados dados pessoais sempre que o processo de anonimização impedir, por meios técnicos razoáveis e disponíveis, a identificação do titular.

A Octor poderá registrar informações técnicas relativas ao acesso e utilização da Plataforma, incluindo registros de autenticação, endereço IP, data, horário, dispositivo, navegador, sistema operacional, identificadores técnicos, eventos de segurança e demais informações necessárias ao funcionamento dos serviços.

Esses registros poderão ser utilizados para prevenção de fraudes, segurança da informação, auditorias, cumprimento de obrigações legais e exercício regular de direitos.

A Octor adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais compatíveis com as boas práticas de segurança da informação e proporcionais aos riscos apresentados pelas atividades de tratamento.

Tais medidas poderão compreender, entre outras, controle de acesso, autenticação, criptografia quando aplicável, monitoramento de eventos, segregação lógica de ambientes, registro de logs, gestão de vulnerabilidades, backups operacionais, políticas internas de segurança e treinamentos periódicos.

• Comunicação criptografada (HTTPS/TLS);
• Controles de acesso baseados em perfis e autenticação;
• Monitoramento, backups e procedimentos de continuidade;
• Políticas internas de segurança e treinamento de equipe;
• Práticas de minimização e mascaramento em logs, quando aplicável.

O usuário é exclusivamente responsável pela guarda, confidencialidade e utilização de suas credenciais de acesso.

A Octor não responderá por acessos realizados mediante utilização de credenciais válidas quando decorrentes de compartilhamento indevido, negligência do usuário, comprometimento de dispositivos ou outras situações não imputáveis à empresa.

Caso seja identificado incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares dos dados pessoais, a Octor adotará as providências cabíveis previstas na legislação aplicável, inclusive comunicação às autoridades competentes e aos titulares quando exigido.

A comunicação observará critérios técnicos e legais, não sendo obrigatória para incidentes que não apresentem risco relevante ou cuja divulgação seja dispensada pela autoridade competente.

Quando a Octor atuar como operadora, o controlador contratante será comunicado em prazo razoável após a confirmação técnica do incidente, observado o prazo de até 72 (setenta e duas) horas previsto no DPA, quando aplicável.

Dados sensíveis, incluindo informações de saúde inseridas no prontuário ou em registros clínicos, são tratados com controles reforçados de acesso e somente para finalidades compatíveis com a prestação dos serviços contratados.

A Plataforma não se destina ao tratamento intencional de dados pessoais de crianças ou adolescentes sem a observância dos requisitos legais aplicáveis.

Caso seja identificada coleta indevida de dados dessa natureza, a Octor poderá adotar as medidas necessárias para restringir o tratamento ou promover sua eliminação, ressalvadas as hipóteses de retenção obrigatória.

Quando o contratante inserir dados de menores no contexto da prestação de serviços de saúde, permanece responsável por observar os requisitos legais aplicáveis, inclusive o Art. 14 da LGPD.

Nos termos da LGPD, você pode solicitar:

• Confirmação da existência de tratamento;
• Acesso, correção ou atualização de dados;
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade;
• Portabilidade, quando aplicável;
• Informação sobre compartilhamentos;
• Revogação de consentimento, quando o tratamento tiver essa base legal;
• Oposição ao tratamento, nos casos previstos em lei.

As solicitações relativas ao exercício dos direitos previstos na Lei Geral de Proteção de Dados serão analisadas individualmente, podendo a Octor solicitar informações adicionais necessárias à confirmação da identidade do solicitante ou da legitimidade do pedido.

Pedidos manifestamente infundados, excessivos, repetitivos ou incompatíveis com obrigações legais poderão ser recusados ou ter seu atendimento limitado, nos termos da legislação aplicável.

Solicitações podem ser enviadas ao canal de contato indicado na seção 21. Quando o dado for de responsabilidade da clínica contratante (ex.: prontuário de paciente), o pedido também poderá ser direcionado à instituição de saúde responsável.

A Octor responderá solicitações recebidas em seu canal em até 15 (quinze) dias úteis, prorrogáveis conforme a LGPD, encaminhando ao controlador quando necessário.

A Octor poderá conservar e utilizar dados pessoais sempre que necessário ao exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos, arbitrais ou procedimentos de mediação, ainda que o titular solicite sua eliminação, observados os limites legais.

A presente Política poderá ser atualizada para refletir alterações legislativas, regulatórias, tecnológicas, operacionais ou relacionadas aos serviços oferecidos.

Quando as alterações produzirem impacto relevante sobre o tratamento de dados pessoais ou sobre os direitos dos titulares, a Octor adotará medidas razoáveis para dar publicidade às modificações, inclusive por meio da Plataforma, do website ou por outros canais de comunicação.

O uso continuado dos serviços após a entrada em vigor das alterações caracterizará ciência da versão atualizada da Política, ressalvadas as hipóteses em que a legislação exigir manifestação específica de vontade.

A data da última atualização será indicada no topo desta página.

Para dúvidas, solicitações relacionadas à privacidade ou exercício de direitos como titular de dados: